Conditions et déroulement

Adhésion et inscription
Les séjours que nous proposons sont ouverts uniquement aux membres adhérents de l'association. Le montant de l'adhésion s'élève à 15 € (individuelle), 30 € (familiale) ou 30 € (collectivité) et sera versé en espèces ou par chèque à l'ordre de : ARC-EN-SUD. L'adhésion est valable pour une année scolaire du 1er septembre 2023 au 31 août 2024. Les inscriptions sont reçues par courrier et enregistrées dès réception :
- de la fiche d'inscription dûment remplie
- du versement des arrhes : 200,00 €
Le solde est à régler au plus tard 1 mois avant le départ. En cas d'inscription effectuée moins d'un mois avant le départ, la totalité du montant du séjour devra être versée. Un échelonnement du paiement est possible. Pour cela, il vous suffit de nous faire parvenir, avant l'échéance mentionnée sur la facture, autant de chèques que de mensualités souhaitées (10 chèques et 10 mois maximum) d'un montant global correspondant à la somme totale due. Chaque chèque, à l'ordre de « ARC-EN-SUD » sera daté du jour de sa rédaction et il sera porté à son dos, par vos soins, la date d'encaissement souhaitée. Ce système de paiement n'entraîne aucun frais supplémentaire.

Tarifs et prestations
Le montant du séjour comprend les frais d'organisation, les frais administratifs, le transport A/R au départ de Marseille, les repas, l'hébergement, les activités, l'animation, le matériel, l'encadrement, l'assurance. Notre association est agréée pour recevoir les Chèques Vacances.

Conditions d'annulation
1./ Suppression d'un séjour par l'association :
L'association vous informera immédiatement et vous remboursera l'intégralité des sommes versées.
2./ Annulation de votre part :
Elle doit nous parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception :
- plus d'un mois avant le départ :
le 1er versement reste acquis à l'association.
- entre 30 jours et 15 jours avant le départ :
50% de la somme globale sera retenue par l'association.
- moins de 15 jours avant le départ :
l'intégralité du montant du séjour sera retenue. Toutefois, les cas particuliers seront étudiés par le bureau de l'association.

Assurances
Notre association est assurée à la MAIF pour tous les séjours qu’elle organise. Tous les participants aux séjours de vacances sont couverts pour les risques suivants : accident, responsabilité civile, rapatriement sanitaire, défense et assistance. Les objets et vêtements des participants ne sont pas assurés.

L'hébergement

Les enfants et les jeunes sont toujours hébergés dans des centres de vacances ou des sites agréés par les services de l'État.

Règles de vie

Elles concernent la vie sanitaire et sociale du groupe. La vie en collectivité implique le respect de certaines règles simples qui facilitent le bon déroulement du séjour. Elles sont présentées aux participants, par l'équipe d'animation, dès l'arrivée ou lors d'une rencontre de préparation. L'hygiène alimentaire est assurée par le respect de menus équilibrés et variés. L'équipe d'animation veille à la bonne hygiène corporelle des enfants. Chaque animateur a la responsabilité d'un groupe de huit enfants maximum, notamment au niveau de la vie quotidienne (douche, nettoyage du linge, etc.). L'argent de poche est réservé aux seuls besoins personnels des enfants (achats de cartes postales, d'un petit souvenir, etc.). Il peut être confié à l'équipe d'animation avant le départ ou l'enfant le garde et le gère sous son entière responsabilité.

Retour dans la famille

Le renvoi d'un participant peut être décidé par l'équipe d'animation si le comportement de celui-ci constitue un danger pour le bon déroulement du séjour (actes dangereux ou malveillants, manquement grave et répété aux consignes de sécurité, etc.). Dans ce cas, le responsable de l'enfant est prévenu et les frais de rapatriement sont à sa charge. Aucun remboursement ne sera effectué.

Le transport

Les informations sur les horaires seront transmises par courrier une dizaine de jours avant la date du départ. Au départ et au retour la présence d'un adulte accompagnant l'enfant au lieu du rendezvous est obligatoire. En général, le transport comprend l'aller et le retour en car selon un tarif forfaitaire. Par conséquent, aucun remboursement ne peut être accordé si cet aller-retour ou l'un des voyages n'est pas effectué par un participant.

Les activités

Notre objectif principal n'est pas de proposer aux enfants une consommation d'activités. Les activités proposées sont organisées en fonction du rythme et du souhait des enfants. Les activités sportives ne sont pas intensives mais progressives permettant à l'enfant la découverte, l'initiation et la pratique de ces sports. Pour pratiquer certaines activités sportives il est nécessaire que l'enfant possède un certificat médical d'aptitude aux sports. Pour participer aux activités nautiques il est nécessaire que l'enfant possède une “attestation de réussite au test d'aisance aquatique” délivrée par un Maître Nageur-Sauveteur. Des temps de détente sont prévus pour répondre aux différents besoins des enfants et des jeunes. L'équipe d'animation tient compte de la nécessité de chacun de "se retrouver" (courrier, lecture, discussion, musique, etc.).

L'équipe d'encadrement

Chaque séjour de vacances organisé par notre association est agréé par les services de l'État. L'équipe d'encadrement se compose d'un directeur qui a sous sa responsabilité un adjoint pédagogique, un assistant sanitaire et l'équipe d'animateurs. L’équipe d’encadrement est au minimum d'un adulte pour 6 enfants.

Relations avec les familles

Avant le séjour, l'équipe d'animation organisera une réunion d'information. Pendant le séjour, les animateurs veilleront à ce que les enfants écrivent au moins une fois par semaine à leurs parents. En ce qui concerne la visite des parents, et dans le seul intérêt de l'enfant, des conditions très strictes sont à remplir.

Visite conjointe des parents :

- présentation des cartes d'identité des parents

Visite séparée du père ou de la mère :

-présentation de la carte d'identité et autorisation du conjoint absent ou présentation, pour les parents divorcés, d'une pièce attestant qu'il a l'enfant à charge ou le droit de visite.

Visite de tout autres parents :

- présentation d'une autorisation parentale et carte d'identité.

Suivi médical de l'enfant

Durant tout le séjour, le directeur et l'assistant sanitaire sont en relation permanente avec un docteur en médecine générale de la localité la plus proche. Une fiche de liaison médicale vous sera envoyée, en même temps que la convocation. Cette fiche comporte tous les renseignements nécessaires au suivi médical de l’enfant. Durant le séjour, notre association fera l'avance, si nécessaire, des frais médicaux suivants : visite chez le médecin et médicaments. Ces frais vous seront facturés au retour du séjour. Les frais d'hospitalisation seront directement facturés aux familles. Le rapatriement sanitaire d'un participant, pendant le séjour, est pris en charge par notre assurance. En cas de maladie, de visite du médecin, d'accident, vous serez immédiatement prévenu par le directeur du séjour.

Le trousseau

Une liste des effets vous sera transmise en même temps que la convocation. Les affaires devront être marquées au nom et prénom du participant.